Referater fra 2004

REFERAT AF BESTYRELSESMØDE I ODENSE GOLFKLUB DEN 13. DECEMBER 2004

Tilstedeværende: Palle Mygenfordt, Jørgen Andersen, Egon Schlosser, Svend Erik Andersen, Irene Andersen, Louis Hollmann, Gunnar Johansson og Vita Nielsen.
Afbud fra Lonni Rasmussen og Peter Sandal Jeppesen.
   
1. Godkendelse af dagsorden
Rettelser til dagsorden:
4b: greenfeeaftaler
5f:  Engangsbeløb venteliste?
5g: Lektioner til hcp.spillere?

2. Godkendelse af referat
Referatet fra 25. oktober godkendt.

3.  Til orientering a. Formand
Palle har talt med Niels Almosetoft vedr. jagt på banen og har bedt ham om en beskrivelse af, hvordan jagten fungerer. Palle gjorde det klart for Niels Almosetoft, at det er en forudsætning for deltagelse i jagten, at man er medlem af klubben. NA skal derfor lave en liste over deltagerne inden jagten.

b. Næstformand/banekomité
Maskinhusbyggeriet bliver lidt forsinket. Værkstedet kan dog tages i brug til tiden og resten forventes at blive færdig til 1. februar. Dette betyder en ekstra måneds ophold på gården i Killerup.
Containerpladsen flyttes til bagsiden af køkkenindgangen(ved træhegnet).
Der arbejdes med en løsning for anden belægning i indkørslen til klubhuset. Jørgen undersøger, hvad det vil koste at dræne området.
Jørgen har talt med banearkitekt Line Mortensen om at lave en grovskitse over området vest for klubben. Line har desværre ikke tid, Jørgen kontakter derfor en anden banearkitekt. Emnet drøftes videre på januarmødet.  

c. Kasserer
Intet nyt.   

d. Huskomité
For at forhindre parkering lige foran klubhuset blev det forslået, at der sættes der skilte op med ”parkering forbudt” på husmuren

6. Eventuelt Palle vil bede Lars Geertsen gøre rede for anvendelsen af juniorrummet. Drøftelsen af dette tages op på januar- eller februarmødet.   
     
16.december 2004/Vita

REFERAT AF BESTYRELSESMØDE I ODENSE GOLFKLUB DEN 25. OKTOBER 2004

Tilstedeværende: Palle Mygenfordt, Peter Sandal Jeppesen, Egon Schlosser, Svend Erik Andersen, Irene Andersen, Louis Hollmann og Vita Nielsen.
Afbud fra Lonni Rasmussen, Gunnar Johansson og Jørgen Andersen.
   
1. Godkendelse af dagsorden
Dagsorden godkendt.
2. Godkendelse af referat
Referatet fra 27. september godkendt.

3.  Til orientering a. Formand
Palle udbad sig en statistik over aldersfordelingen af aktive medlemmer. Vita sørger for dette.
Vedr. problemet m.h.t. sponsorers medlemskaber, har Mogens Hüttel henvendt sig til DGU for at får en juridisk vurdering af et udkast til en  markedsføringsaftale/sponsorkontrakt.
Bestyrelsen ønsker en afklaring af, hvad der er DGU turneringer og hvad der hører under anmarksturneringen.
Dette får Palle og Svend Erik opklaret på bestyrelseskurset i DGU i november.

b. Næstformand/banekomité
Intet nyt.

c. Kasserer
Peter kunne oplyse, at 3 klubber på Sjælland har fået en henvendelse fra skattevæsenet om, at der skal betales 30 % i skat for indtægter, som ikke vedrører medlemmerne.
Peter gjorde opmærksom på, at der i klubbens vedtægter skal stå, at ved klubbens opløsning skal formuen skænkes til velgørende formål. Ordlyden i § 18 i vedtægterne skal derfor præciseres. Da dette er en vedtægtsændring bringes det op på næste generalforsamling.
Peter kunne oplyse at både klubbens indtægter og udgifter er større end budgetteret.

d. Huskomité
Intet nyt.

e. Turneringskomitéen
Svend Erik oplyste, at der bliver sendt en person mere fra turneringsledelsen på kursus (turneringsleder II).

f. IT – og kommunikationskomitéen
Bestyrelsen ønsker at drøfte muligheder i juniorkomitéens fremtidige arbejde, for i fællesskab at finde frem til og formulere en langsigtet vision for afdelingen. Egon inviterer juniorkomitéen til en drøftelse

g. Eliten
Det kan konstateres efter sæsonslutning, at kontaktordningen har fungeret for både komitéformænd og bestyrelsen.
Der har været pæne resultater for holdene i danmarksturneringen.
Det er usikkert om klubben kan tilmelde et seniorhold i 2. div. Dette drøftes senere.

h. Sekretæren
Da EAGLES supporter har skiftet job, og supporten derfor skal ske fra Sverige, er det besluttet at skifte til et andet administrationssystem. 5 af de fynske klubber har holdt møde, hvor Golforganizer og Golfbox har demonstreret deres systemer. Da Golfbox er web-baseret og dermed mere fremtidsrettet, har bestyrelsen besluttet sig for dette.

4. Til beslutning 4a: Etablering af afstandmarkeringer
Jørgen mener, at det principielt er banekomitéen, der skal beslutte hvilke afstandmarkeringer, der skal være på banen. Bestyrelsen vedtog, at der skal være synlige markeringer midt på fairway – altså en form for pop ups.    
4b:Jagt på Odense Golfklubs arealer
Bestyrelsen har besluttet, at der fortsat skal være jagt. Palle    kontakter Niels Almosetoft, for at drøfte hvordan jagten skal foregå og hvem der kan deltage.   
4c: Beslutning om boldrende på baggrund af det afviklede forsøg
Ordningen fortsætter, dog ændres teksten på skiltet. Følgende sætning stryges: ”Hvis en spillergruppe på 2 eller 3 spillere ikke ønsker andre med i gruppen, skal den lægge 4 bolde i renden”.
4d: Team Odense
Elitekomitéen har forespurgt, om der skal arbejdes med at etablere et ”Team Odense”.
Et flertal i bestyrelsen kan ikke se, at der er et behov eller formål med det, men er åbne overfor at drøfte det, hvis der kommer en konkret henvendelse.
Louis giver Bernt Nielsen besked.
4e: Sponsoraftale i forbindelse med klubmatcher
Bestyrelsen vil opfordre sponsorkomitéen til at arbejde med at skaffe sponsorer til klubmatcherne.
Egon kontakter Mogens Hüttel og Erik Toustrup for at aftale et møde med dem.

 5. Til drøftelse 5a: Drøftelse af materialet fra IT-komitéen
Per Korsgaard har lavet udkast til skabelon for komitéernes målsætning/handlingsplan m.v.. Louis ser på det og kommer med en endelig skabelon til godkendelse.
Irene arbejder sammen med Per Korsgaard på at tilrette IT-komitéens målsætning.

5b: Drøftelse af møde med komitéformændene
Der er aftalt møde med komitéformændene den 15. november. Palle laver dagsordenen.

6. Eventuelt   
     
1.november 2004/Vita

REFERAT AF BESTYRELSESMØDE I ODENSE GOLFKLUB DEN 27. SEPTEMBER 2004

Tilstedeværende: Palle Mygenfordt, Jørgen Andersen,  Peter Sandal Jeppesen, Egon Schlosser, Svend Erik Andersen, Irene Andersen, Louis Hollmann, Gunnar Johansson og Vita Nielsen.
Afbud fra Lonni Rasmussen.
   
1. Godkendelse af dagsorden
Tilføjelser til dagsordenen:
Punkt 5b: Drøftelse af målsætning for IT-udvalg
2. Godkendelse af referat
Referatet fra 2. august godkendt.

3.  Til orientering 
a. Formand
Der er sket en del vandalisme i klubben, med tilstoppede vaske med oversvømmelse i kælderen til følge samt overmaling af diverse opslag i foyeren. Da det ikke kan bevises, hvem gerningsmanden er, må bestyrelsen lade det ligge og betale regningen for udbedringerne.
Klubben har modtaget brev fra DGU med tak for behandlingen ved DGU’s pigelejr.
Palle, Lonni og Torben Rasmussen har haft møde med Lars Wollesen. Bestyrelsen er enig om, at forpagtningskontrakten skal gennemgåes og korrigeres med mere præcise formuleringer.
Jørgen og Palle har haft møde med Katharina og Peter. Økonomien i shoppen lever ikke helt op til det forventede. Bestyrelsen vil se på, hvordan klubben kan hjælpe, evt. ved ændrede åbningstider. Der er møde med pro’erne igen i uge 43.

b. Næstformand/banekomité
Da entreprenøren gravede ud til det nye maskinhus, var jorden ikke bæredygtig og man måtte derfor grave ned til 180 cm. dybde. Dette har betydet en merudgift på 105.000 til ekstra grus og beton. Desuden har der været en ekstra udgift til renovering af den gamle kloak (ved det gamle maskinhus), for at lede vand væk.
En sponsor ønsker at forære klubben et starterhus (glaspavillon) til 1. tee.
Bestyrelsen takker nej, da man ikke mener behovet er til stede.
Jørgen præsenterede 4 forskellige modeller til afstandsmarkeringer på banen. Inden der tages en beslutning, kontakter Jørgen Barsebäck for at høre, hvilke markeringer de bruger.

c. Kasserer
Peter gennemgik regnskabet for de første 3 kvartaler. Det ser rimeligt ud, men Peter opfordrede alle til at spare på omkostningerne.
Vedr. maskinhus: Byggekreditten er blevet erstattet med en overtræksret på 2.mio. kr. i Sydbank i perioden 10/11 – 15/12, da det er meget billigere.
Processen med omlæggelsen af eksisterende lån og hjemtagelsen af nyt lån i Nykredit i forbindelse med byggeriet er fremskyndet, p.g.a. et muligt rentefald.
Der er betalt i alt 163.000 kr. i uforudsete omkostninger i forbindelse med fundering af huset.

d. Huskomité
Intet nyt.

e. Turneringskomitéen
Hollufgaardmatchen bliver gennemført som vanligt, da Casca har trukket sig som sponsor til matchen.
Ejendomsmæglerforeningen har forespurgt om banelukning i 2005 med gunstart kl. 11.00. Desværre må vi takke nej, da en gunstart så sent vil lukke banen i urimelig mange timer.
Seniorkomitéen har fremlagt deres ønsker m.h.t. banelukning i 2005. Svend Erik sender forespørgsel til de andre ”klubber i klubben” for at få deres ønsker om banelukningner i 2005. Når alle har ytret deres ønsker, bliver banelukningerne fordelt.

f. IT – og kommunikationskomitéen
Egon har talt med Per Lorenzen , og denne har i den forbindelse refereret, at fredagsmatcherne desværre ikke tiltrækker så mange juniorer som tidligere. Der har været adskillige aflysninger, da kun 6-8 har været tilmeldt. Frafaldet skyldes bl.a. andre sportsgrene, familiebesøg, vennebesøg og senere fredagstimer på skolerne. Spørgsmålet er, om fredagsmatcherne har overlevet sig selv, eller om der kan gøres noget for at arbejde videre med denne matchform. Bestyrelsen besluttede, at sagen tages op på afdelingsmødet med komitéformændene.
Mix-matchen i oktober er aflyst.

g. Eliten
Se vedlagte bilag: skrivelser ang. Ændringer for Danmarksturneringen.
Bestyrelsen  tilslutter sig Bernts protestskrivelse til DGU.
Bernt ønsker at få bestyrelsens holdning til fusionshold. Dette drøftes på næste møde.

h. Sekretæren
Der er tilbud fra DGU om kursus for bestyrelsesmedlemmer. Der meldes tilbage til Vita om, hvem der ønsker at deltage.
Sekretariatet ønsker at fortsætte med EAGLE administrationssystemet i 2005.
Brenderup Trailer ønsker at leje/låne 200m2 i den nye maskinhal til udstilling i nogle dage i nov./dec. Jørgen kontakter Jan Sørensen.
Der afholdes hcp.regionalmøde den 18. nov. Der deltager 3 personer fra klubben.
   
4. Til beslutning 
4a: Hénvendelse fra Dansk Golfferie
Klubben ønsker at blive medlem af foreningen Dansk Golfferie. Vita kontakter Djon Bang, som er Dansk Golfferies repræsentant. Egon vil gerne sidde med i bestyrelsen for foreningen.
   
5. Til drøftelse 
5a:Drøftelse af et ”lørdag-formiddags-møde”
Den 23. oktober kl. 9.00 afholdes et lørdagsmøde for at afklare holdningen til fremtiden samt klubbens struktur og politik.
I november afholdes møde med komitéformændene.
Palle sender invitationer ud.
   
5b: Drøftelse af Målsætning for IT-udvalget
Per Korsgaard har lavet et udkast til skabelon, som bestyrelsen vil gennemlæse og drøfte på mødet den 23. oktober.

6. Eventuelt 
Veteranerne takker klubben for trøjerne og beklager, at de ikke blev vindere. De blev dog runners-up. Tillykke med det.
Der skal aftales et møde med Lars Geertsen, for at få en snak om, hvordan juniorrummet bliver anvendt.

REFERAT AF BESTYRELSESMØDE I ODENSE GOLFKLUB DEN 2. AUGUST 2004

Tilstedeværende: Palle Mygenfordt, Jørgen Andersen,  Peter Sandal Jeppesen,  Lonni Rasmussen, Egon Schlosser, Svend Erik Andersen, Irene Andersen, Gunnar Johansson og Vita Nielsen.
Afbud fra Louis Hollmann
 
   
1. Godkendelse af dagsorden
Tilføjelser til dagsordenen:
4d: Karantænebestemmelser
4e: Trøjer til veteraner/Jysk Fynsk Holdturnering
5d: Dansk Golfferie 

2. Godkendelse af referat
Referatet fra 7. juni godkendt.

3.  Til orientering 
a. Formand
Palle deltog i regionalmødet den 16. juni i Fredericia, hvor der var debat om ændring af Danmarksturneringen. Ligeledes blev greenpas-ordningen diskuteret. 40 klubber har sagt ja til at uddanne og modtage greenpas spillere. 32 klubber har sagt ja til at modtage dem som greenfeegæster. 1 klub vil gerne uddanne, men ikke tillade dem at spille på banen.
Der er afholdt orienteringsmøde med nye medlemmer. Kun 8 er blevet optaget pr. 1. juli.
Palle har fået en henvendelse fra Fyens Stiftstidende med en forespørgsel, om klubben vil tegne en annonce i et tillæg i forbindelse med Tietgenskolens jubilæum. Dette afvises af bestyrelsen.

b. Næstformand/banekomité
Der er indgået en aftale med Odense Kommune om leje af gården i Killerup. Greenkeeperne flytter derud i denne uge og maskinteltet bliver taget ned torsdag/fredag.
Mandag i uge 33 begynder gravearbejdet til det nye maskinhus. Jørgen har underskrevet entreprisekontrakten med Niels Theil Hansen.

c. Kasserer
Budgettet ser ud til at holde.
Der er lavet en aftale med Magnus m.h.t. brug af driving range. Magnus betaler årligt et engangsbeløb for bolde.

d. Huskomité
Lamperne på terrassen, sponseret af Odense Energi, er nu i orden.
Kompressoren til lufttrykpistolen lækker olie. Lonni undersøger, om Steen kan lave et ”aflukke”  til lufttrykpistolen og skorenseren i forbindelse vaskepladsen.

e. Turneringskomitéen
Svend Erik ønsker at få en annonce i Fyens Stiftstidende om klubmesterskaberne. SE beder sponsorkomitéen ordne dette.
DM for håndboldspillere er stadig de eneste udefra, som får lov at lukke banen en lørdag. Vita kontakter Jørgen Krogh med henblik på evt. at få det flyttet til fredag. Hvis dette ikke kan lade sig gøre, bliver det tilladt igen i 2005, da det kun handler om 1½ times lukning.
Den nye boldrende kører videre som forsøg.

f. IT – og kommunikationskomitéen
Irene og Egon har holdt møde med medlemmer fra komitéerne. Sponsorkomitéen vil gerne have et møde med bestyrelsen, hvor de vil fremlægge ideer til det videre arbejde.
Irene følger op på udarbejdelsen af en skabelon til brug for målsætninger og handlingsplaner for alle komitéerne.
Per Korsgaard (IT) ønsker godkendelse af en designmanual.  Irene beder Per K. komme med forslag, som bestyrelsen kan tage stilling til.

g. Eliten
Intet nyt.

h. Sekretæren
For at skabe lidt arbejdsro i sekretariatet, indføres der fremover telefontid  - kl. 10.00 – 15.00. Sekretariatets åbningstider ændres ikke.
   
4. Til beslutning 
Fra bestyrelsen 
4a: Forslag fra Hornbækj Golfklub om gensidig greenfee-ordning
Palle svarer Hornbæk, at vi gerne vil køre et forsøgsår fra næste sæson.

4b: Spørgsmål vedr. ikke-medlemmers benyttelse af klubbens faciliteter
Palle svarer det pågældende medlem. Jørgen og Palle aftaler møde med trænerne, for at få afklaret benyttelsen af driving range.
   
4c: Forslag til ny mødeplan
Ny mødeplan blev vedtaget som følger:
27. sept., 25. okt., 15. nov., 13. dec., 31. jan., 1. mar., 29. mar., og 18. april.
Generalforsamling 2005 bliver mandag den 25. april

4d: Karantænebestemmelser
Ved 3 dages matchkarantæne tæller ugedagsmatcherne ikke med.

4e: Trøjer til veteranerne i Jysk/Fynsk Holdturnering
Da veteranerne skal deltage i finalen i Jysk/Fynsk Holdturnering, anmoder de om at klubben indkøber trøjer/bluser til spillerne. Bestyrelsen har bevilliget 12 bluser a kr. 150. 

 5.   Til drøftelse 
5a: Drøftelse af henvendelse fra sponsorkomitéen
Efter en uheldig episode ved en klubmatch, ønsker sponsorkomitéen afklaring om restauratørens rettigheder m.h.t. servering på banen (10.hul).
Palle og Lonni aftaler møde med Lars Wollesen for at drøfte problematikken.
   
5b: Maskinhus
(Se punkt 3b.)

5c: Drøftelse før møde med repr. fra Ministeriet for Videnskab, Teknologi og Udvikling
Mødet afholdes ultimo august. Om klubben er interesseret i arealet vest for driving range, afhænger af betingelser og vilkår for køb/leje. Palle og Jørgen deltager i mødet.

5d: Dansk Golfferie
Dansk Folkeferie har henvendt sig til klubben om samarbejde omkring greenfee og overnatning.
Materiale vedr. konceptet er udleveret til bestyrelsesmedlemmerne. Punktet tages op på næste møde.   

6. Eventuelt 
Når det bliver kendt, hvem der har købt Hollufgård, vil klubben kontakte den nye ejer med henblik på evt. at leje laden til opbevaring af golfudstyr.
Da petangbanen aldrig er kommet i brug, efterlyses ideer til hvordan området kan udnyttes.

Lukket møde: 
1. Tilbagemelding fra personalesamtale
2. Handicapkomitéen

4. august 2004/Vita

REFERAT AF BESTYRELSESMØDE I ODENSE GOLFKLUB DEN 7. JUNI 2004

Tilstedeværende: Palle Mygenfordt, Jørgen Andersen,  Peter Sandal Jeppesen,  Egon Schlosser, Svend Erik Andersen,  Louis Hollmann, Irene Andersen og Vita Nielsen.
Afbud fra Gunnar Johansson og Lonni Rasmussen
 
   
1. Godkendelse af dagsorden
Godkendt 

2. Godkendelse af referat
Referatet fra 3. maj godkendt.
 
3. Ekstraordinær generalforsamling den 15. juni 2004
Leif Rasmussen deltog i behandlingen af dette punkt.
Jørgen har henvendt sig til Hanne Aagot, Odense Kommune med en forespørgsel, om klubben kan låne/leje gården i Killerup mens vi bygger nyt maskinhus. Alternativt om vi må stille telte og skurvogne op, hvor det gamle maskinhus lå. Der foreligger endnu ikke svar fra kommunen. Jørgen rykker for svar i slutningen af ugen.
Vedr. udgifterne ved flytning til Hollufgaard eller for enden af P-pladsen, har Leif undersøgt, at det vil beløbe sig til ca. 76.000. Flytningen skal ske i begyndelsen af august og det nye maskinhus forventes klar til indflytning 1. januar 2005.
Peter fremlagde finansieringsforslag fra Nykredit og fra Svenske Handelsbanken. Peter kontakter Nykredit for at forhandle lånebetingelserne og undersøger, om vi kan få 30-årige lån. Hvis betingelserne hos Nykredit er tilfredsstillende, vil bestyrelsen anbefale Nykredit.

4.  Til orientering 

a. Formand
Da der stadig er nogle problemer, når vore medlemmer besøger Buxtehude, henstiller bestyrelsen, at man mailer eller ringer i forvejen og anmelder sit besøg. Som bevis på, at man kommer fra Odense Golfklub, bedes man lægge en kopi af sir DGU-kort i greenfeekuverten. Ligeledes henstiller bestyrelsen, at man spiller på banen max. 3 dage i træk.
Venskabsmatchen er fastlagt til 11. juni 2005 i Buxtehude.
Erik Olsen har lavet en vejledning  vedr. skønsmæssig regulering af hcp. Eventuelle kommentarer udbedes på næste møde, hvorefter den lægges ud på hjemmesiden.
 
b. Næstformand/banekomité
Jørgen har haft møde med Mogens Kristiansen fra Odense Kommune. Den nye lokalplan giver mulighed for anlæg af golfbane vest for klubben. Jørgen arbejder videre med sagen.
Vedr. udlicitering af banedrift, har Jørgen talt med Birkemose, som har lidt andre krav til pasning af banen, end vi har. Jørgen vender tilbage med priser.

c. Kasserer
Budgettet ser ud til at holde.
Af hensyn til gennemgang af månedsbalancer, laves en ny mødeplan for bestyrelsen, således, at møderne fremover ligger medio eller ultimo måneden.
Peter laver kopi til bestyrelsen af en sponsorkontrakt.

d. Huskomité
Trinene på trappen fra forrummet ned til kælderen er sunket og derfor farlige at færdes på. Harald og Lonni har indhentet tilbud på reparation. Det beløber sig til kr. 17.300. Bestyrelsen beder Lonni sætte det i gang.
 
e. Turneringskomitéen
Casca ønsker at ”købe” Hollufgaardmatchen. Samtidig vil de gerne spille matchen på både 18-huls og 9-huls banen.
Dette er ok.
2x20 har bedt om bookning af banen 3 hverdage i 2005. Svend Erik har givet afslag på det.

f. Juniorkomitéen
Intet nyt.

g. Eliten
Louis kunne meddele, at samarbejdet med trænerne fungerer fint. Bernt har meddelt, at der ikke er penge i budgettet til seniorerne.

h. Sekretæren
Betalingsterminal til brug for greenfeegæster er sat op.
Vita deltog i receptionen i anledning af Sct. Knuds Golfklubs 50-års jubilæum.
Et medlem har søgt om tilladelse til at køre på golfscooter på banen. Vita meddeler medlemmet, at denne tilladelse er givet.
Vita laver opslag om medlemskab for Mini-putter og udarbejder et medlemsmærke til dem. Kontingentet kr. 300/året.
Vita fortsætter i DGU’s projektgruppe vedr. en overbygning til sekretæruddannelsen.
   
5.  Til beslutning Fra bestyrelsen 
5a: Etablering af speciel 4-boldsrende
Gunnar kommer med en prototype. Jørgen udarbejder en skitse over forslag til 4-boldsrende (til tees).

5b: Strukturarbejdets videreførrelse
Palle kommer med revideret udgave af organisationsstrukturen.
Egon og Irene laver udkast til skabelon til målsætning/handlinsplan/visioner for komitéerne. Dee er aftalt møde med bladkomité og IT-komitè.    
5c: Trappen i forrummet ned til kælderen
Se under punkt 4d.

5d: Lokale retningslinier for fortrinsret på banen.
Erik Olsen har henvendt sig vedr. retningslinierne. Palle kontakter Erik.

5e: Ny struktur i danmarksturneringen
DGU har foreslået ny måde at afvikle danmarksturneringen på. Louis og Bernt svarer DGU på henvendelsen.

5f: Medlemskab af PGA – præcisering af reglerne
Vita undersøger, hvordan klubben tidligere har forholdt sig til medlemskab for PGA-medlemmer.

6.  Til drøftelse 
6a: Flagning
Det blev drøftet, om klubben skal anskaffe sig et matchflag. Palle arbejder videre med sagen.
   
6b: Driving range – jf. referat fra sidste møde
Udsættes til  næste møde.  

7. Eventuelt 
Odense Eventyr har lavet en brugerundersøgelse. Egon medbragte et eksemplar, som Vita kopierer til bestyrelsen.
Når et medlem har en gæst med skal boldrenden for medlemmer benyttes. Vita laver et opslag om dette.

Mødet sluttet 23.15/Vita                                     

REFERAT AF BESTYRELSESMØDE I ODENSE GOLFKLUB DEN 3. MAJ 2004

Tilstedeværende: Palle Mygenfordt, Jørgen Andersen,  Lonni Rasmussen, Egon Schlosser, Svend Erik Andersen, Gunnar Johansson, , Louis Hollmann, Irene Andersen og Vita Nielsen.
Afbud fra Peter Sandal Jeppesen
 
   
1. Godkendelse af dagsorden
Punkt 5g tilføjes: Juniorlokale
 
2. Konstituering Bestyrelsens sammensætning forbliver den samme. 

3. Godkendelse af referat
Referatet fra 5. april godkendt.

4. Til orientering 
a. Formand
DGU har skrevet til Told & skat vedr. situationen for klubberne med hensyn til sponsorer.
Vi har fået en henvendelse fra Euroturisme om gratis abonnement på nettet i 6 mdr. Efter 6 mdr.  koster det 16.000 om året., og vi skal selv huske at melde fra igen. Dette tilbud har ingen interesse for klubben.
 
b. Næstformand/banekomité
Jørgen og Palle har haft møde med Katharina, som synes, de er kommet godt i gang. Trænerne er overraskede over hvor mange medlemmer, der træner og som ønsker lektioner. Der er udtrykt ønske om en boldmaskine mere, så vi har større kapacitet på driving range. Jørgen har købt en brugt formedels 17.000 + moms.
Der skal udarbejdes retningslinier for banen. Dette tages op på et senere møde.

c. Kasserer
Intet nyt.

d. Huskomité
Huskomitéen har holdt møde, hvor huset blev gennemgået både inde og ude. De nye lamper på terrassen er alt for skarpe. Torben Rasmussen har taget kontakt til Odense Energi, som ser på det sammen med Philips.
Der er kommet nye parasoller til terrassen. Albani har sponseret de 4 og vi har selv købt 2.
Efter klagen om fugtige bags i det ”nye” baghus, beder Lonni Fyns Ventilationsmontage se på problemet igen.
Der er også problemer med lys samme sted. Der skal sættes yderligere lysstofrør op, så man også kan se inderst i sidegangene.
Blomsterbedet neden for sponsortavlen sløjfes og der lægges fliser.

e. Turneringskomitéen
Svend Erik spurgte, om det Er en gammel tradition at spise morgenmad sammen til Pinsemorgenmatchen eller om man kan stryge denne del. Bestyrelsen mente, at det er op til turneringskomitéen 

f. Juniorkomitéen
 Intet nyt.

g. Eliten
   Intet nyt.

h. Sekretæren
Vita sørger for bestilling af NGU/DGU kort til bestyrelsen.
Vita undersøger pris m.v. for kortterminal, så greenfeegæster kan betale med kreditkort, når sekretariatet er lukket.
   
5.  Til beslutning Fra bestyrelsen 
5a: Lokale regler for fortrinsret.
Svend Erik udarbejde ”Retningslinier for rettigheder på banen og 1. tee”

5b: Etablering af speciel 4-boldsrende
Svend Erik arbejder videre med forslaget og udarbejder retningslinier for brugen af 4-boldsrende.
Gunnar præsenterer en prototype på næste møde.

5c: Klubstruktur – det videre arbejde
Der blev udvalgt repræsentanter fra bestyrelsen som kontaktpersoner til komitéerne:
Elitekomité – Louis, Egon og Irene (juniorer)
Banekomité – Jørgen og Gunnar
Huskomité – Lonni og Palle
Turneringskomité – Svend Erik
Kommunikation – Egon og Irene.
Banekontrol – Vita og Palle
Der skal udarbejdes målsætning/handlingsplan for de enkelte komitéer.
5d: Plan for ”gæster” på bestyrelsesmøder.
Der inviteres gæster i specifikke situationer., eksempelvis vedr. maskinhus.
Trænerne inviteres til mødet i juni.
Leif Rasmussen inviteres når maskinhuset skal drøftes på det ekstraordinære bestyrelsesmøde den 15. maj.

5e: Anvendelse af driving range.
Flyttes til næste ordinære møde.

5f: Beslutning om automat i kælderen
Sodavands-/ølautomaten i kælderen fjernes. Der skal ændres i ordlyden i Lars Wollesens forpagtningsaftale.

5g: Juniorlokalet
Det blev slået fast, at fra 15. april til 15. oktober disponerer juniorerne over lokalet. Egon kontakter Lars Geertsen m.h.t. retningslinier for brugen af lokalet.
 
6. Til drøftelse 6a: Fra generalforsamlingen
Ændring af vedtægternes § 6: Bestyrelsen består af 6 – 10 medlemmer.

6b: Maskinhus
Jørgen beder Harald sørge for byggetilladelse og beder Peter lave økonomiske beregninger for finansiering af byggeriet. Ekstraordinært bestyrelsesmøde afholdes den 15. maj kl. 8.00. Jørgen sørger for at give besked til Peter.
Palle laver indkaldelsen.

6c: Jordspørgsmålet
Jorden vest for klubhuset (matr.nr. 1f) er på ca. 60 ha.
Palle og Jørgen undersøger hvordan kommunens holdning til leje / køb / forpagtning er.   

7. Eventuelt Ingen bemærkninger.

Mødet sluttet 24.00/Vita                                     

REFERAT AF BESTYRELSESMØDE I ODENSE GOLFKLUB DEN 5. APRIL  2004

Tilstedeværende: Palle Mygenfordt, Jørgen Andersen, Peter Sandal Jeppesen,  Gunnar Johansson, , Louis Hollmann, Irene Andersen, Egon Schlosser, Svend Erik Andersen, Lonni Rasmussen og Vita Nielsen.
  
   
1. Godkendelse af dagsorden
   Nyt punkt 5c: IT-manual
   Nyt punkt 7 – lukket punkt

2. Godkendelse af referat
Referatet fra 1. marts 2004 godkendt.

3. Til orientering a. Formand
Palle og Jørgen tager en snak med trænerne, nu da de er  kommet godt i gang – både om godt og skidt. Palle vender tilbage på næste møde med resultatet af snakken.
Der er kommet en henvendelse fra Magnus vedr. brug af driving range, samt betaling af bolde, når han træner landsholdsspillere og professionelle. Peter kontakter Magnus med henblik på en aftale. Punktet skal på som beslutningspunkt på næste møde.

 b. Næstformand
Banekomitéen har været på ”banevandring”. Komitéen udarbejder et katalog over forbedringer og evt. ændringer på banen. Bestyrelsen får et eksemplar, når det er færdigt.
Komitéen så ligeledes på flytning af tee-stedet på 7. hul på 9-huls banen. En evt. omlægning vil komme til at koste ca. 300.000. Hullet vil derefter blive et par 4 hul. Der indhentes endnu et tilbud på omlægningen.
M.h.t. udlicitering af banedrift, har Jørgen fået oplyst at to baner kører med denne ordning, vist nok med lokale entrepenører.
Da grundlaget er meget spinkelt og disse to baner ikke er klubejede er bestyrelsen skeptisk over for en sådan ordning. Jørgen arbejder dog videre med sagen og punktet bliver sat på dagsordenen igen.

c. Kasserer
Peter har talt med Kurt Liliengren om dirigentposten til generalforsamlingen. Kurt er indforstået.

d. Huskomité
   Det er blevet undersøgt hvor stort elforbruget er for automaten i kælderen. Målt i vinterperioden løber det op i kr. 2.870 om året. Forbruget forventes at være større i sommerperioden. Lonni har talt med Lars Wollesen, som siger, at han godt kan undvære automaten.
   Der træffes en beslutning på næste møde, om automaten skal fjernes.
   Der er bestilt nyt lydanlæg til restauranten. Vi håber, det bliver etableret inden generalforsamlingen – hvis ikke, bliver der stillet et midlertidig anlæg op.

e. Matchudvalget.
”klubberne i klubben” har meldt tilbage vedr. Internetgolf. Seniorerne er interesserede, de andre ønsker ikke at deltage.
På trods af at Torsdagsherrerne har meddelt, at de kun ønsker banelukning til ”16.08”, har de i deres matchprogram annonceret gunstart den 24. juni..
Komitéerne skal gøres opmærksom på, at deres matchprogrammer skal godkendes af turneringsudvalget, inden det går i trykken.

f. Juniorudvalget
Intet nyt.

g. Eliten
  Trænerne er godt i gang, men har ikke sat hold endnu.
  Der er lavet et specielt træningsprogram som erstatning for træningslejren i Portugal.
  Magnus Landström og Thomas Holm Larsson vil deltage i holdkampe i det omfang, det kan lade sig gøre.
   Svend Erik har hørt, at eliten er blevet bedt om at stille op til Åbningsmatchen og efterlyser ”regler” for elitens deltagelse i klubbens matcher. Louis kontakter Bernt for at høre nærmere om denne opfordring.
   
h. Sekretæren
Der er bestilt en kortlæser til de nye DGU-kort. Der skal laves en oversigt over behovet for hardware i forbindelse med det nye kort.
Bestyrelsen fik udleveret en vejledning til banekontrollørerne, udarbejdet af Villy Bøgelund. Da man ikke har besluttet, hvor banekontrollen er forankret i den nye struktur, kunne der ikke tages stilling til denne skrivelse.

4. Til beslutning a. Generalforsamling den 28. april 2004
  - indkommet forslag vedr. juniorrummet
  - Beretning
  Palle havde udarbejdet bestyrelsens indstilling til forslaget om inddragelse af juniorrummet. Et flertal i bestyrelsen gik ind for Palles indstilling. Bestyrelsen vil bede Lars.
  Geertsen rapportere tilbage om, hvordan og hvor meget rummet bliver brugt i juniorsammenhæng.
   Bestyrelsen vil således løbende følge hvor meget og på hvilken måde, det bliver brugt og tage det op på det første møde,  efter juniorernes afslutning på sæsonen..  
Palle har lavet bestyrelsens beretning til generalforsamlingen. Palle vil gerne have meldinger tilbage, om det er ramt ved siden af. Egon gjorde opmærksom på, at der mangler noget om den sportslige side i klubben.
Palle sørger for at få det med.
 
4b: Maskinhuset
Ud fra planen om at placere det nye maskinhus på grunden, hvor det gamle lå, er der afholdt licitation. Harald Smidt Christensen har i den forbindelse holdt møde med Odense Kommune. Det viser sig, at der nu foreligger en ny melding fra kommunen, at der er mulighed for at ændre lokalplanen, således at vi kan få lov at bygge på egen jord. Kommunen beder om en tilkendegivelse fra klubben om, at vi er interesserede i at bygge på egen grund. Dette vil give mulighed for andre materialevalg. Der vil ikke være krav om vandskurede vægge, men evt. træfacade, hvorimod tegltag stadig vil være et krav.
Arealet vest for driving range vil med den nye lokalplan blive udlagt som grønne områder med bl.a. mulighed for golfbaneaktiviteter, men uden bygningsmuligheder.
Jørgen giver besked til Odense Kommune, at vi er interesseret. Tilbudsgiverne skal have besked om evt. ændrede planer med byggeriet.
Der bliver afholdt et møde den 19. april og inden da bliver der skaffet et overblik over, hvad jord som det omtalte koster og hvor meget jord drejer det sig om.

4c: Organisationsstruktur i Odense Golfklub
Der har været afholdt møde den 13. marts med komitérepræsentanter, hvor der var en god debat.
Der var enighed om, at ”klubberne i klubben” skal med ind i organisationsdiagrammet for at tydeliggøre hvilken komité de relaterer til.
På første bestyrelsesmøde efter generalforsamlingen udpeges kontaktpersoner fra bestyrelsen til de forskellige komitéer. Kontaktpersonen indkalder derefter til et møde med henblik på at hjælpe komitéerne i gang med at lave målsætning, handleplan m.v.

4d:
Forslag om lokale regler for rettigheder på banen og 1. tee-sted.
   Svend Erik forelagde et forslag til lokale regler for rettigheder på banen. Efter en del diskussion enedes man om, at det ikke kan vedtages, men skal laves om, så det er tilpasset de nye regler. Punktet tages op på næste møde.
   
4e:
Generelle bestemmelser for afvikling af turneringer i Odense Golfklub
Turneringskomitéen har udarbejdet forslag til generelle bestemmelser for klubbens egne turneringer.
Forslaget med enkelte rettelser godkendt.

4f: Green-pas
Palle foreslår, at Odense Golfklub ikke tilbyder sig som tilhørsklub for green-pas spillere og heller ikke tilbyder at stille banen til rådighed for disse.
Klubben kan til enhver tid ændre mening og meddele DGU, at vi gerne vil være med..
Et flertal i bestyrelsen godkendte Palles forslag.

4g: Henvendelse vedr. Åbningsmatchen
En henvendelse fra et medlem vedr. hcp.begrænsningen på 36,0 til Åbningsmatchen har foranlediget, at bestyrelsen / turneringskomitéen på et senere tidspunkt vil tage propositionerne for turneringen op til overvejelse.
Palle svarer på henvendelsen.

4h: To spørgsmål til bestyrelsen
Et medlem har spurgt om 1) det ikke er muligt at indføre diffencieret kontingent for visse grupper medlemmer og om 2) en ”selvbestaltet” klub i klubben kan disponere over 5 dage med banelukning.
Palle svarer vedkommende, at det ikke iflg. DGU er tilladt at operere med diffencieret kontingent for samme aldersgrupper.
Banelukninger for den ”selvbestaltede” klub, handler om Kaninklubben, som har fået samme betingelser som alle andre.

 5. Til drøftelse 5a: Spørgsmål fra sponsorkomitémødet
   Et medlem har reageret på, at vores nye trænere har lavet et tilbud til nordmænd om kursus i påsken. Holdningen er, at dette ikke er uforeneligt med at medlemmerne selvfølgelig har fortrinsret til træning. Det viste sig, at arrangementet ikke gav anledning til problemer.
Palle laver et svar til medlemmet.
   
5b. Oprettelse af boldrende med en række på 4 bolde
Svend Erik fremlagde et oplæg til en anderledes boldrende, med rækker til 4-bolde, således at der hele tiden bliver fyldt op og man derved undgår de mange 2-bolde.
Svend Erik kommer med et regulært forslag til næste møde.

5c: IT-manual
Per Korsgaard Larsen har forslået at klubben lave en design manual for klubben, sådan at hvad vi sender ud bliver sproglig forståeligt og ensartet både hvad angår hjemmeside, brevpapir, klubblad osv.
Palle beder Per arbejder videre med det.

6. Eventuelt Palle og Vita har talt om at klubben udarbejder en håndbog.
Bestyrelsen synes, ideen er god, men at der skal laves én for sekretariatet og én for bestyrelsen. Vita er modtagelig for gode ideer og input og arbejder videre med håndbogen. 

Mødet sluttet 24.15/Vita                                     

REFERAT AF BESTYRELSESMØDE I ODENSE GOLFKLUB DEN 1. MARTS 2004

Tilstedeværende: Palle Mygenfordt, Jørgen Andersen, Peter Sandal Jeppesen, Lonni Rasmussen, Egon Schlosser, Svend Erik Andersen Gunnar Johansson, , Louis Hollmann, Irene Andersen og Vita Nielsen.

1. Godkendelse af dagsorden
Punkt 4 d tilføjes: Udsugning i restaurant og klublokale
Punkt 5 b tilføjes: Repræsentantskabsmødet i DGU

2. Godkendelse af referat
Jf. referat fra 2. februar: Egon og Louis orienterer hhv. Lars
Geertsen og Bernt Nielsen om budgettet for 2004.
Referatet godkendt.

3. Til orientering 

a. Formand
Velkomstmødet for nye medlemmer den 24. februar gik godt og er noget vi skal fortsætte med fremover.
En sponsor har bedt om at få sit gamle indlæg i bladet samt et nyt om et møde med bl.a. Palle og Erik Toustrup. Erik svarer på første indlæg ligesom Palle svarer på 2. henvendelse.
Der er kommet svar fra Told & Skat at de ikke kan imødekomme anmodningen om udsættelse  af svarfristen for sponsorerne. DGU svarer på en forespørgsel om diffenrencieret kontingent, at dette ikke er tilladt.
Palle meddelte, at Erik Toustrup og Mogens Hüttel inviteres til næste bestyrelsesmøde.

b. Næstformand
Der er endnu ikke kommet svar fra Syddansk Universitet vedr. udkast til en aftale om jorden vest for klubben.
Jørgen sørger for at invitere trænerne til mødet den 13. marts.
Baneudvalget ønsker at bruge det afsatte beløb til investeringer i budgettet på en teestedsklipper, en hurtigprikler og en greenklipper.
Der afholdes baneudvalgsmøde den 6. marts, hvor bl.a. ændring af 7. hul (9-huls banen) skal drøftes. Jørgen kommer med et overslag over eventuelle omkostninger i den forbindelse.
Licitation vedr. nyt maskinhus afholdes den 2. marts. Byggeudvalget holder herefter møde den 8. marts.

c. Kasserer
Regnskabet for 2003 blev underskrevet af bestyrelsen.
Peter har undersøgt lånemuligheder til det nye maskinhus. Der er flere alternativer.
Peter sørger for dirigent til generalforsamlingen.

d. Huskomité
Der er kommet ny rengøringsass. og rengøringsleder, da vi var utilfredse med kvaliteten af rengøringen.
Odense Energi sponserer lamper til terrassen. De bliver sat op i denne måned.
Lonni får Steen til at undersøge, hvor meget strøm automaten i kælderen bruger.
Et tilbud på nyt lydanlæg i restaurant/klublokale lyder på 26.000 + montering. Lonni indhenter et tilbud mere.

e. Matchudvalget.
Det er ikke lykkedes at finde sponsorer til klubmatcherne.
Der er kommet en henvendelse om at medlemmerne kan deltage i ”Internet Golf”. Svend Erik undersøger det nærmere.

f. Juniorudvalget
Lars Geertsen spørger om ”Miniput-golferne”, som forventes at starte denne sæson, skal være medlemmer. Bestyrelsens svar er ja.
En juniorspiller skylder et komitémedlem penge. Bestyrelsen besluttede, at denne junior ikke kan få tilskud fra klubben, før gælden er betalt.

g. Eliten
Intet nyt.

h. Sekretæren
Der er stadig skyldige kontingenter på kr. 13.000.
Det er nødvendigt at købe 1 ny PC’er til sekretariatet, da den der fungerer som server ikke har kapacitet nok.
   
4. Til beslutning 

Fra bestyrelsen 
4a: : Generalforsamling. Der er indkommet et forslag om ændring af vedtægternes § 6: Bestyrelsen består af 6-10 medlemmer… ændres til: Bestyrelsen består af 5-7 medlemmer….
Bestyrelsen vil herefter komme med et forslag til ændring: Bestyrelsen består af 6-9 medlemmer……..Palle skriver til bladet om bestyrelsens alternative forslag.
Vita laver indkaldelse til generalforsamlingen den 28. april.
På valg er: Jørgen Andersen, Egon Schlosser, Knud Erik Mortensen, Irene Andersen og Gunnar Johansson. Knud Erik ønsker ikke genvalg. Bestyrelsen anbefaler genvalg af de øvrige.

4b: Maskinhuset
Der tages stilling til ekstraordinær generalforsamling efter byggeudvalgsmødet den 8. marts.

4c: Jagt på golfbanen
Punktet tages op på næste møde.

4d: Udsugning i restaurant og klublokale.
Lonni har indhentet tilbud på ny udsugning. Tilbuddet lyder på kr.30.000 + moms + efterfølgende håndværkere.
Bestyrelsen enedes om, at denne investering har meget lav prioritet.

5. Til drøftelse 5a:

Møde med komitérepræsentanter.
Den nye organisationsstruktur bliver fremlagt på mødet den 13. marts.

5b: Repræsentantskabsmødet
DGU stiller forslag om, at der etableres en frivillig ordning,
så de klubber der har lyst tager sig af det administrative for personer med GREEN PAS. Vi er p.t. ikke interesserede i at deltage i denne ordning.
For at finde en løsning på problematikken omkring baner til DGU-turneringer bliver der stillet forslag om, at hver klub stiller bane til rådighed én turneringsdag hvert andet år. Ønsker klubben ikke inde for en tp-års periode at påtage sig et arrangement, idømmes klubben en bøde på kr. 25.000. Beløbet går til den klub, som måtte være villig til at påtage sig den pågældende turnering uden for tur.
DGU fremsætter forslag om kontingentforhøjelse på kr. 15 for aktive medlemmer, kr. 8 for juniorer og kr. 8 for langdistancemedlemmer.

6. Eventuelt Palle mindede om arrangementet den 5. juni med  vores venskabsklub Buxtehude. 
 
Mødet sluttet 22.30/Vita   

REFERAT AF BESTYRELSESMØDE I ODENSE GOLFKLUB DEN 2. FEBRUAR 2004

Tilstedeværende: Palle Mygenfordt, Jørgen Andersen, Peter Sandal Jeppesen,  Gunnar Johansson, , Louis Hollmann, Irene Andersen og Vita Nielsen.
Afbud fra: Egon Schlosser, Lonni Rasmussen, Svend Erik Andersen

Mødet sluttet 23.30/Vita